V těchto zásadách zpracování osobních údajů je blíže popsáno, jak jsou zpracovány osobní údaje v souvislosti s poskytováním služeb ze strany poradenské skupiny LUMALIS jejím klientům, v souvislosti s náborovým řízením, návštěvou internetových stránek www.lumalis.cz nebo při odběru newsletteru.
Zpracování osobních údajů se řídí Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).
Určení správce osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány společnými správci ze skupiny LUMALIS (dále jen „LUMALIS“), do které náleží následující entity: LUMALIS accounting & tax s.r.o., IČO: 079 37 873, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 111036, LUMALIS group s.r.o., IČO: 214 46 113, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 138954, LUMALIS e-accounting & tax s.r.o., IČO: 214 94 550, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 139153 a LUMALIS invest s.r.o., IČO: 214 94 673, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 139154, všechny uvedené se sídlem na adrese Hradební 1552, 686 01 Uherské Hradiště.
Případy zpracování osobních údajů
Osobní údaje mohou být ze strany LUMALIS zpracovávány v případech, kdy subjekt údajů:
- je klientem LUMALIS;
- je obchodním partnerem LUMALIS;
- zúčastní se školení či jiného semináře pořádaného LUMALIS;
- navštíví internetové stránky lumalis.cz;
- je adresátem, kterému je zasílán emailový newsletter;
- komunikuje s LUMALIS; nebo
- má zájem spolupracovat/spolupracuje s LUMALIS (ať už jako zaměstnanec či jakkoli jinak).
A. Poskytování služeb klientům
LUMALIS zpracovává následující osobní údaje klientů nebo možných budoucích klientů nebo třetích osob, které souvisí s poskytovanou službou, např. jméno a příjmení, datum narození, název zaměstnavatele, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo, rodné číslo, místo narození, občanství, pohlaví, údaje uvedené na dokladu totožnosti (pouze v případě, kdy to požadavky na identifikaci klienta dle AML vyžadují), vzájemnou komunikaci mezi klientem a LUMALIS, informace a podklady, které klient v rámci poskytování služeb LUMALIS poskytne (např. údaje o pracovní pozici, o platu a dalších benefitech, investiční strategie a rozhodnutí, informace o cílech a preferencích klienta ohledně finančních a investičních služeb, bankovní údaje, údaje o příjmech, výdajích, dluzích, úsporách, investicích a finančních produktech, údaje o majetku, údaje o závazcích, historie transakcí a plateb a další), dále také hodnocení služeb LUMALIS, záznamy zda klient obdržel a reagoval na marketingové nabídky, historie poskytnutých služeb a také fotografie z akcí LUMALIS.
Jaké jsou důvody pro zpracování osobních údajů klientů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při vedení účetnictví, plnění jiných právních předpisů;
- v rámci oprávněných zájmů LUMALIS – zasílání novinek a newsletterů, zveřejňování fotografií z akcí LUMALIS, evidence klientů, vedení interní statistiky apod.; a
- souhlas od klienta.
Jak dlouho LUMALIS osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje klientů bude LUMALIS zpracovávat po dobu spolupráce a dále 10 let po jejím ukončení, pokud právní předpisy nestanoví dobu delší.
B. Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců
LUMALIS zpracovává následující osobní údaje uchazečů o zaměstnání: jméno, příjmení a titul, korespondenční adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo, údaje obsažené v životopise a vzájemnou komunikaci mezi uchazečem a LUMALIS. U zaměstnanců také údaje o pracovním poměru, údaje o zdravotním stavu (lékařské posudku) a údaje potřebné pro plnění zákonných povinností (např. údaje pro odvody sociálního a zdravotního pojištění, daně, záznamy o školeních, údaje o pracovních úrazech).
Jaké jsou důvody pro zpracování osobních údajů uchazečů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při vedení účetnictví a daní a plnění dalších právních předpisů.
Jak dlouho LUMALIS osobní údaje klientů zpracovává?
Data neúspěšných uchazečů jsou smazána nejpozději do 6 měsíců od skončení výběrového řízení. Osobní údaje zaměstnanců LUMALIS zpracovává po dobu trvání pracovního poměru a dále po nezbytnou dobu stanovenou zákonnými předpisy (např. pro účely archivace mzdových dokladů).
C. Smluvní vztahy s obchodními partnery
LUMALIS zpracovává následující osobní údaje spolupracujících partnerů: jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo.
Jaké jsou důvody pro zpracování těchto osobních údajů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při vedení účetnictví a daní a plnění dalších právních předpisů;
- v rámci oprávněných zájmů LUMALIS; a
- souhlas obchodního partnera.
Jak dlouho LUMALIS osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje klientů bude LUMALIS zpracovávat po dobu spolupráce a dále po nezbytnou dobu stanovenou zákonnými předpisy.
Právní novinky a newsletter
Na e‑mail nebo případně na telefon prostřednictvím textové zprávy může LUMALIS svým klientům, nebo osobám, které se k odběru právních novinek přihlásily, zasílat newsletter nebo jiná obchodní sdělení ze světa účetnictví, daní, investic a byznysu. Z odběru je možné se kdykoliv odhlásit buď proklikem v e‑mailu, nebo zasláním žádosti na emailovou adresu: info@lumalis.cz.
LUMALIS zpracovává následující osobní údaje příjemců newsletterů: jméno, příjmení a e-mailovou adresu.
Jak dlouho LUMALIS osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje LUMALIS zpracovává po dobu trvání souhlasu se zpracováním údajů ze strany subjektu údajů, v případě aktuálních klientů jsou osobní údaje za účelem zasílání newsletteru zpracovávány nejpozději do jednoho roku od ukončení spolupráce.
D. Cookies a podobné technologie
Webové stránky LUMALIS využívají cookies a podobné technologie k rozlišování jednotlivých uživatelů a ke zlepšení uživatelské zkušenosti. Cookies jsou malé textové soubory, které jsou uloženy na zařízení uživatele při návštěvě webu a umožňují nám analyzovat jeho chování a personalizovat obsah.
Typy cookies, které LUMALIS používá:
Nezbytné cookies – tyto cookies jsou potřebné pro správné fungování webových stránek, např. umožňují uživateli přihlásit se do zabezpečených částí webu nebo dokončit nákup.
Analytické cookies – pomáhají nám analyzovat návštěvnost a chování uživatelů na webových stránkách. Díky nim můžeme zlepšovat obsah a strukturu webu.
Reklamní cookies – používají se ke sledování uživatelů na různých webech a přizpůsobují reklamní obsah podle preferencí uživatelů.
Jak spravovat cookies?
Návštěvníci mají možnost spravovat a omezit ukládání cookies prostřednictvím nastavení svého prohlížeče. Uživatelé mohou také kdykoliv cookies vymazat ze svého zařízení. Odmítnutí cookies může mít vliv na některé funkce a služby poskytované na webových stránkách.
Doba zpracování údajů získaných prostřednictvím cookies
Doba uchování jednotlivých cookies se může lišit podle typu a účelu jejich použití. LUMALIS uchovává cookies pouze po nezbytně nutnou dobu, která je stanovena pro každý typ cookies zvlášť, nebo dokud uživatel nezruší svůj souhlas.
Práva subjektů osobních údajů
Subjekt osobních údajů má v souvislosti se zpracováním osobních údajů dle GDPR ve vztahu k LUMALIS následující práva: (i) požadovat informaci, jaké jeho osobní údaje LUMALIS zpracovává, (ii) vyžádat si u LUMALIS přístup k jeho osobním údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, (iii) případně požadovat omezení jejich zpracování, (iv) požadovat výmaz jeho osobních údajů, (v) žádat o přenesení osobních údajů k jinému správci, (v) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, (vi) pokud subjekt osobních údajů udělil LUMALIS souhlas se zpracováním osobních údajů, pak tento souhlas vzít zpět, (vii) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a (viii) na účinnou soudní ochranu, pokud má za to, že byla jeho práva při zpracování osobních údajů porušena.
E. Ostatní případy
V ostatních výslovně neuvedených případech LUMALIS pracuje pouze se základními identifikačními a kontaktními údaji (jméno, příjmení, adresa firmy, e-mail, případně telefon a číslo bankovního účtu).
Další osoby s přístupem k osobním údajům
Ke zpracování osobních údajů subjektu osobních údajů LUMALIS využívá vybrané dodavatele služeb, zejména spolupracující osoby a dále následující zpracovatele:
- Raynet s.r.o., IČO: 268 43 820, se sídlem na adrese Hlavní třída 6078/13, Poruba, 708 00 Ostrava;
- STORMWARE s.r.o.. IČO: 253 13 142, se sídlem na adrese Za Prachárnou 4962/45, 586 01 Jihlava, poskytující účetní software POHODA;
- ABRA Software a.s., IČO: 250 97 563, se sídlem na adrese Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praha 5, poskytující účetní software ABRA Flexi;
- PROGRAMATORI s.r.o., IČO: 024 07 116, se sídlem Vavrečkova 7074, 760 01 Zlín poskytující řešení „Klientský portál“;
- iPodnik Cloud s.r.o., IČO: 290 04 349, se sídlem Jiráskova 306, 252 25 Jinočany, poskytující služby externích zabezpečených serverů;
- 4clouds s.r.o., IČO: 172 69 270, se sídlem na adrese Jiráskova 306, 252 25 Jinočany, poskytující poradenské a softwarové služby;
- com s.r.o., IČO: 172 74 397, se sídlem na adrese Jiráskova 306, 252 25 Jinočany, poskytující poradenské a softwarové služby;
- com Czech Republic s.r.o., IČO: 072 12 241, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha, poskytující systém na automatizované zpracování dokladů;
- zpracovatele – fyzické osoby podnikající, které využívá Zpracovatel pro zpracovávání účetnictví;
- obchodní společnosti koncernu Microsoft, které poskytují službu Exchange a Office 365, tyto údaje se však nadále nachází na území EU a podléhají GDPR;
- případně další poskytovatel zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, které však v současné době LUMALIS nevyužívá.
Se souhlasem subjektu údajů může LUMALIS předat některé údaje externím partnerským poradcům a dalším subjektům, se kterými spolupracuje. Vždy však se zajištěním ochrany těchto údajů a povinnosti mlčenlivosti. Úplný aktuální seznam zpracovatelů LUMALIS sdělí na žádost subjektu údajů prostřednictvím níže uvedených kontaktů.
Veškerá práva nebo jakékoli dotazy může subjekt údajů uplatnit elektronicky na info@lumalis.cz nebo písemně na adrese sídla LUMALIS. LUMALIS si v té souvislosti dovoluji předem upozornit, že v některých konkrétních případech nemusí plně vyhovět. Dozorovým orgánem je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.